Инструкция По Делопроизводству В Нотариальной.' title='Инструкция По Делопроизводству В Нотариальной.' />Делопроизводство пошаговая инструкция 2. Статьи по теме. Деятельность любого юридического лица особенно со штатом сотрудников предполагает создание различного рода документов. И на определенном этапе встает вопрос организации работы с ними, а также их учета, хранения. Сложно ли организовать делопроизводство Пошаговая инструкция 2. Разумеется, вопрос о том, нужно ли продумывать порядок работы с документами, встает тогда, когда найти какой то определенный документ вызывает затруднение. С одной стороны надо радоваться, что компания развивается и растет, но с другой на повестку дня выходит новая задача как правильно и удобно организовать документооборот. Инструкция По Делопроизводству В Нотариальной.' title='Инструкция По Делопроизводству В Нотариальной.' />С делопроизводством в официальных учреждениях проще там этот процесс регламентирован специальными нормативными актами. Например Приказом Минюста России от 1. Вернее, разработать делопроизводство с нуля пошаговые инструкции 2. Раз такое поручение созрело, значит, в подобной регламентации действительно есть необходимость. Читайте также Как организовать делопроизводство. Делопроизводство пошаговая инструкция 2. В идеале в организации должен быть принят внутренний документ инструкция по делопроизводству. Инструкция По Делопроизводству В Нотариальной.' title='Инструкция По Делопроизводству В Нотариальной.' />Если компания крупная, с подразделениями, филиалами, то оправдано принятие нескольких локальных актов, регулирующих данные вопросы. Шаг 1. Первым делом необходимо определиться, на какие документы будет распространяться действие инструкции, призванной регламентировать документооборот. Приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 23 августа 2011 года Общие положения 1. Правила нотариального делопроизводства далее Правила, разработанные во исполнение статей 9, 12 Основ. Пульт Rm 839 Инструкция. Делопроизводство в нотариальных конторах. Инструкция По Делопроизводству В Нотариальной.' title='Инструкция По Делопроизводству В Нотариальной.' />Утвердить Правила ведения нотариального делопроизводства. Инструкция по делопроизводству в государственных нотариальных конторах РСФСР Утверждена приказом Министра юстиции РСФСР от 19 августа. Напомним, что вся масса бумаг подразделяется в организации на внутренние локальные, исходящие и входящие. Порядок работы с ними будет различный, поэтому стоит описать его в разных разделах. Шаг 2. Написание инструкции ее разделов. Отдельно предусмотреть по локальным актам как они принимаются, как с ними происходит ознакомление работников, где и у кого хранятся локальные акты. По входящей документации необходимо расписать, кто и где осуществляет регистрацию поступающей документации, в какие сроки, как фиксируется передача документа на исполнение, где хранится входящий документ после ответа на него и иные процедурные моменты. По исходящей аналогично решить вопрос о порядке регистрации, правилах направления, подписания. Шаг 3. В инструкции должно быть указано, какие документы имеют утвержденную типовую форму, а при составлении каких следует руководствоваться утвержденным ГОСТ. Шаг 4. Определяем ответственных лиц за выполнение каждого из разделов инструкции. Решаем, в каком порядке, где, под чьей ответственностью будут храниться документы. Шаг 5. Определяемся с необходимостью дополнительных разделов инструкции. В зависимости от специфики деятельности организации может понадобиться указать порядок изготовления копий, порядок работы с печатями и штампами, процедуру обмена документами между подразделениями. Ряд документов может подпадать под действие иных локальных актов, например, под утвержденный порядок работы с персональными данными или порядок сохранности коммерческой тайны организации. На эти локальные акты желательно сделать ссылки. Кроме того, работа с документами в ряде организаций может также регламентироваться специальным законодательством например, документооборот в кредитной организации подпадает под действие Федерального закона О банках и банковской деятельности, где регламентирован порядок обращения с банковской тайной. Эти моменты также стоит учитывать при составлении инструкции. Шаг 6. Утверждение инструкции и доведение ее до сведения сотрудников. После этого этапа локальный акт вступает в силу, и исполнение его становится обязательным для всех работников компании. Как организовать кадровое делопроизводство. Не менее важно для компании продумать кадровое делопроизводство, пошаговые инструкции 2. Этапы организации кадрового документооборота в принципе не отличаются от этапов становления делопроизводства в целом. Также определяется перечень документов, которые будут составляться, изменяться, копироваться и распространяться в соответствии с инструкцией по кадровому делопроизводству. Здесь необходимо учитывать, что простора для фантазии у организации в отношении кадровых документов гораздо меньше то, что в обязательном порядке должно присутствовать в компании для кадрового учета, указывается в Трудовом кодексе РФ и иных нормативных актах. А за отсутствие или неверное оформление кадровых документов предусматриваются немалые штрафы. Поэтому к составлению этой инструкции необходимо подходить со всей серьезностью. Разделы инструкции по кадровому делопроизводству должны содержать информацию о разработанных типовых документах в компании например, утвержденной формы трудового договора, приказов, а также порядок ознакомления сотрудников с документами. Необходимо отразить также специфичные моменты деятельности конкретной организации если составляются графики, то в какой срок и в каком порядке они предоставляются на утверждение, если происходит выдача средств защиты, то в каком порядке будет вестись учет и др. Следует учесть также, что для организации делопроизводства, в том числе и кадрового, разработаны специальные программные средства для автоматизации этих процессов. Крупные компании в настоящее время пользуются ими, но этот факт не отменяет необходимости разработки и соблюдения инструкции. Приказ Министерства юстиции Украины. Утвердить Правила ведения нотариального делопроизводства прилагаются. Признать утратившими силу приказ Министерства юстиции Украины от 0. N 65. Департаменту нотариата и регистрации адвокатских объединений Н. В. Ященко 3. 1. Обеспечить представление настоящего приказа на государственную регистрацию в соответствии с Указом Президента Украины от 0. N 4. 93. Довести настоящий приказ до сведения начальника Главного управления юстиции Министерства юстиции Украины в Автономной Республике Крым, начальников главных управлений юстиции в областях, городах Киеве и Севастополе. Начальнику Главного управления юстиции Министерства юстиции Украины в Автономной Республике Крым, начальникам главных управлений юстиции в областях, городах Киеве и Севастополе обеспечить надлежащее его выполнение 4. Организовать изучение Правил ведения нотариального делопроизводства с работниками государственных нотариальных контор, государственного нотариального архива, частными нотариусами. Осуществлять контроль за ведением делопроизводства в государственных нотариальных конторах, государственных нотариальных архивах и частными нотариусами. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра Ефименко Л. В. Заместитель Министра Л. В. Ефименко. Утверждены Приказом Министерства юстиции Украины 3. Общие положения. 1. Эти Правила устанавливают порядок документирования нотариальной деятельности и хранения архива и определяют порядок организации работы с документами в государственных нотариальных конторах далее контора, государственных нотариальных архивах далее архив, частными нотариусами. Делопроизводство ведется на украинском языке. Использованные в этих Правилах основные термины и их определения применяются в значениях, приведенных ДСТУ 2. Термины и определения понятий. Делопроизводство конторы, архива, частного нотариуса. Делопроизводство конторы, архива, частного нотариуса включает общее делопроизводство и нотариальное делопроизводство. Неотъемлемой составляющей нотариального делопроизводства и документарного обеспечения нотариального процесса являются специальные бланки нотариальных документов, которые используются нотариусами исключительно во время совершения нотариальных действий. Поставка, расходование, хранение, организация обращения специальных бланков нотариальных документов и отчетности об их использовании осуществляются согласно Порядку расходования, хранения, обращения специальных бланков нотариальных документов и отчетности об их использовании, утвержденному постановлением Кабинета Министров Украины от 5 августа 2. N 8. 12 8. 12 2. Министерства юстиции Украины, изданным на реализацию настоящего постановления. Общее делопроизводство в конторе, архиве, частным нотариусом ведется с соблюдением требований Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти, утвержденной постановлением Кабинета Министров Украины от 1. N 1. 15. 3с изменениями, и Инструкции по делопроизводству по обращениям граждан в органах государственной власти и местного самоуправления, объединениях граждан, на предприятиях, в учреждениях, организациях независимо от форм собственности, в средствах массовой информации, утвержденной постановлением Кабинета Министров Украины от 1. N 3. 48 с изменениями, ДСТУ 4. Требования к оформлению. Заведующий конторой, архивом назначает лицо, ответственное за ведение общего делопроизводства, о чем издается соответствующий приказ. Частный нотариус ведет общее делопроизводство в соответствии с действующим законодательством. Ведение общего делопроизводства может быть возложено частным нотариусом на лицо, состоящее с ним в трудовых отношениях. Нотариальное делопроизводство регулируется Законом Украины. Нотариальное делопроизводство состоит из ведения реестров для регистрации нотариальных действий в соответствии с требованиями порядка, установленного Минюстом, книг, журналов регистрации учета, предусмотренных номенклатурой, в которых регистрируются нотариальные документы и документы, на основании которых совершаются нотариальные действия хранения, учета, выдачи и использования нотариальных документов и документов, на основании которых совершены нотариальные действия составления, оформления, регистрации, учета и выполнения конторой, архивом, частным нотариусом документов по востребованию и предоставлению сведений и или документов, необходимых для совершения нотариального действия, в том числе предусмотренных международными договорами, в связи с предоставлением правовой помощи регистрации, учета, хранения и передачи конторой, архивом, частным нотариусом справок, документов и сведений о совершенных нотариальных действиях, в том числе сведений, переданных в органы государственной налоговой службы об удостоверенных договорах, выданных свидетельствах о праве на наследство и т. Ответственность за ведение делопроизводства. Ответственность за организацию и ведение нотариального делопроизводства в конторе, архиве возлагается на заведующего. Заведующий конторой, архивом назначает лицо, ответственное за ведение нотариального делопроизводства, о чем издается соответствующий приказ. В односложной конторе ответственность за ведение нотариального делопроизводства возлагается на заведующего государственной нотариальной конторой. Государственные нотариусы многосложной конторы, архива несут персональную ответственность за соблюдение порядка ведения, пользования и хранения реестров, книг учета, журналов, в которых регистрируются нотариальные документы и документы, на основании которых совершены нотариальные действия, а также за нотариальные документы, находящиеся в их производстве. В случае утери документов нотариального делопроизводства лицо, ответственное за ведение нотариального делопроизводства, должно немедленно доложить заведующему конторы, архива, который в свою очередь сообщает начальнику Главного управления юстиции Министерства юстиции Украины в Автономной Республике Крым, начальникам главных управлений юстиции в областях, городах Киеве и Севастополе далее управление юстиции для принятия необходимых мер. Ответственность за организацию и ведение нотариального делопроизводства и сохранение документов при осуществлении частным нотариусом нотариальной деятельности, в том числе владение, пользование реестрами, книгами учета, журналами, в которых регистрируются нотариальные документы и документы, на основании которых совершены нотариальные действия, и их ведение, а также за нотариальные документы, находящиеся в его производстве, возлагается на самого нотариуса. Ведение нотариального делопроизводства может быть возложено частным нотариусом на лицо, состоящее с ним в трудовых отношениях. За невыполнение требований, установленных этими Правилами, частный нотариус несет ответственность, предусмотренную действующим законодательством. Порядок приема передачи документов нотариального делопроизводства при смене заведующего конторой или лица, ответственного за ведение делопроизводства, замещении приостановлении нотариальной деятельности частного нотариуса. При увольнении либо переходе на другую работу государственного нотариуса или лица, на которое возложено ведение нотариального делопроизводства в конторе, дела и документы, находящиеся в делопроизводстве, передаются лицу, которое принимает документы. Для приема передачи документов нотариального делопроизводства конторы приказом заведующего конторой назначается комиссия в составе 3 х человек, которая проверяет наличие и состояние документов, о чем составляется акт приема передачи приложение 1. Акт приема передачи документов нотариального делопроизводства подписывается членами комиссии, лицом, которое сдает, и лицом, принимающим документы делопроизводства, и утверждается заведующим конторой.